Mengasah Skill Fasilitasi dengan Menjadi Admin Grup Whats App

Mengelola grup Whats App gampang-gampang susah, setiap grup ada tantangannya sendiri. 

Saya pernah mengelola lebih dari 25 grup Whats App sekaligus saat menjadi Program Officer Indonesia Mengajar. Grup Whats App relawan Indonesia Mengajar, grup  dengan tim kantor dalam project di mana saya menjadi PIC-nya , dan grup hore-hore untuk bercanda dan refreshing.

Tujuan pembuatan grup akan menentukan bagaimana cara mengelolanya. Ketertarikan setiap anggota akan menentukan keaktifan mereka di grup tersebut.

Terdapat 34 orang (termasuk saya) yang tergabung dalam grup IIP Tangsel - Member. Anggota grup tersebut adalah lulusan Matrikulasi IIP Batch 1 dan 2. Sebelumnya kami tergabung dalam grup IIP Tangsel yang kemudian berubah menjadi grup IIP Tangsel - Simpatisan.

Sejujurnya, jika saya amati grup IIP Tangsel - Member lebih sepi dibanding grup gabungan sebelumnya. Penyebabnya bisa jadi karena semakin sedikit anggotanya atau mungkin karena tidak ada tema harian yang dibahas seperti di grup lama.

Pada grup IIP Tangsel - Member, setiap hari ada 1-2 topik atau sharing pertanyaan. Namun jika sudah terjawab ya sudah. Kembali hening. Berbeda dengan grup gabungan yang setiap hari ada tema untuk dibahas.

Bisa jadi 'keheningan' ini menjadi kabar baik, karena diskusi grup berjalan efektif. Atau justru sebaliknya, anggota grup kurang peduli dan tertarik dengan grup tersebut.

Setiap anggota IIP tentu punya harapan ketika awal bergabung, grup WA sebagai sarana komunikasi utama yang digunakan harus bisa memfasilitasinya. 

Saya pernah mempelajari teknik-teknik fasilitasi, pengetahuan tersebut akan saya gunakan sebagai modal menjadi admin  grup Whats App. Sehingga saya bisa menjadi fasilitator yang baik yang mempermudah proses belajar, diskusi di grup IIP.

Salah satu cara yang terpikirkan oleh saya jika menjadi admin grup :

1. Mengetahui  harapan, kekhawatiran anggota terhadap IIP, mengetahui potensi dan minat masing-masing member.

 Caranya saya akan berkoordinasi dengan koordinator kota dan manager online untuk membuat google form untuk diisi member. 

2. Memetakan harapan dan kekhwatiran anggota dan menginformasikan kepada seluruh member di grup Whats App .

3. Memetakan skill dan potensi semua anggota dan memberikan kesempatan kepada mereka untuk berbagi sesuai tema harian.

4. Menyepakati tema harian waktu online bersama.

Bayangan saya, dalam setahun ini grup Whats App bisa bermanfaat dan efektif.

Indikatornya :

- setiap anggota merasakan manfaatnya (minimal 7
0% harapan mereka gabung dalam grup IIP terpenuhi)

- setiap anggota berperan aktif dalam berbagi dan diskusi (minimal 70% member aktif, minimal mengomentari diskusi)

- setiap anggota menjaga rules grup IIP Tangsel tanpa harus diingatkan

- program IIP (harian, mingguan, bulanan) di grup Whats App terlaksana 90%.

Untuk mengevaluasi kebermanfaatan dan keefektifan grup Whats App, saya akan melakukan survey lagi dalam kurun waktu enam bulan, atau sesuai hasil diskusi dengan koordinator kota dan manager online.

Tentu saja hal-hal di atas hanya ikhtiar saya. Semuanya akan dapat dilaksanakan dengan kerjasama semua member. Dan rencana-rencana saya tersebut bisa dilaksanakan jika sudah disepakati oleh semua pengurus IIP Tangsel. Jika ada ide baru atau keputusan lain, saya harus mematuhi dan melaksanakannya.

Saya, melamar menjadi admin grup Whats App sebagai sarana saya belajar mengenai fasilitasi. Mimpi besar saya ingin menjadi fasilitator dan family coach. Selain itu, mejadi pengurus IIP Tangsel akan memberi kesempatan bagi saya untuk dapat belajar lebih dekat dari Bu Septi Peni dan Ibu-ibu hebat lainnya yang menjadi Pengurus IIP Tangsel.

Tantangannya mungkin dari mengelola waktu, ada kekhawatiran saya terlalu 'asyik' megang handphone dan menelantarkan peran saya sebagai Ibu Profesional, namun hal tersebut akan saya antisipasi dengan mengelola waktu online (sesuai dengan hasil dan kesepakatan waktu online). Hal ini juga bisa menjadi latihan bagi saya untuk mengelola waktu dengan baik.

Ciater , 9 Januari 2017

Nani Nurhasanah || Kandidat Admin Grup Whats App Institut Ibu Profesional Kota Tangerang Selatan